|
Ur Sandholm Associates nyhetsbrev KVALITET 2/00
Så kan Sex Sigma ge det stora lyftet
Lennart Sandholm
Professor och VD Sandholm Assoicates AB
 Vad har den grekiska bokstaven sigma och kampsporten karate med kvalitet att göra? Kopplingen känns inte glasklar vid en första anblick. Men tittar man närmare på Sex Sigma framtonar ett mycket genomtänkt, ambitiöst och beprövat ledningssystem som siktar på de riktigt stora förbättringarna. Här ska vi ge en snabb bild av vad Sex Sigma är och vad det är som gör att systemet används allt mer och visar så bra resultat.
Sex Sigma föddes hos Motorola på 80-talet. Idag använder allt fler amerikanska företag Sex Sigma med stor framgång och nu uppmärksammas systemet även i Sverige och många andra länder.
STOR DOLD POTENTIAL
Det typiska för Sex Sigma är att man sätter djärva mål och har ett engagerat ledarskap. Detta kombinerar man med fakta, metodik och förbättringsprojekt. I så gott som varje organisation finns det en oerhörd potential till förbättringar av verksamheten. Det är förbättringar som visar sig på ett påtagligt sätt i bland annat lönsamhet, kostnadseffektivitet och kundnöjdhet. Tyvärr är det sällan som ledningen är medveten om denna potential och ger det resultatinriktade ledarskap som krävs för att åstadkomma dramatiska förändringar. Två företagsledare som insett möjligheterna är Robert Galvin vid Motorola och Jack Welch vid General Electric. Båda har genom ett helhjärtat engagemang och ett tydligt, målinriktat ledarskap lett sina organisationer till fantastiska resultat. De fina resultaten har man nått genom att använda ledningskonceptet Sex Sigma, som innebär att ett målmedvetet ledarskap kombineras med ett faktabaserat och strukturerat förbättringsarbete i hela organisationen. Slagkraften i Sex Sigma styrks idag av den erfarenhet som allt flera amerikanska företag fått. Detta gäller inte enbart industriföretag utan även tjänsteorganisationer.
KRITISKA FAKTORER I SEX SIGMA
Sex Sigma är inriktat på resultat och radikala förbättringar. Men för att de riktigt goda resultaten ska komma måste man se till att några viktiga förutsättningar finns i verksamheten. De kritiska faktorerna i Sex Sigma är:
- Ledningens genuina engagemang
- Stödjande infrastruktur
- Offensiva förbättringsmål
- Fakta om verksamheten o Förbättringsprojekt
- Kunskaper
DÄRFÖR LYCKADES MOTOROLA
De här kritiska faktorerna innehåller förklaringen till varför Motorola lyckades så bra och varför Sex Sigma har anammats av så många amerikanska företag. Här är några av de viktigaste orsakerna till Motorolas framgång.
ENGAGERAD LEDNING: Företagsledningen med Robert Galvin i spetsen var mycket engagerad i förbättringsarbetet. Ledningen deltog själv på ett aktivt sätt som var väl synligt i hela organisationen. Galvin har själv framhållit vikten av "visibility", dvs. att högsta ledningen i handling tydligt visar att man på ett reellt sätt står bakom vad man säger.
STRUKTUR: Motorola införde en klar struktur på förbättringsarbetet. Denna byggde på Jurans arbetsgång för att åstadkomma "breakthrough", en strukturerad och logisk process som börjar med fakta och slutar med att införa en styrning av den förbättrade processen så att eventuella förändringar till det sämre snabbt upptäcks och åtgärdas.
FAKTA: Inte minst byggde förbättringsarbetet på fakta om verksamheten. Många andra kvalitetssatsningar har misslyckats på grund av att de byggt på troende och tyckande. Hos Motorola insåg man nödvändigheten av att i sitt kvalitetsarbete utgå från information om produkterna och processerna.
PROJEKT MOT KRONISKA PROBLEM: Förbättringsarbetet bedrevs i projektform med inriktning på kroniska problem (även dolda sådana). Här följde man Jurans råd. Juran hävdar att effektivt förbättringsarbete måste bedrivas projekt för projekt. Ett projekt enligt Juran är ett problem som kräver en lösning.
ROLLER MED ANSVAR: En organisation för förbättringsarbetet byggdes upp. I ett verkningsfullt förbättringsprogram ingår många olika aktiviteter, vilket gör det nödvändigt att kartlägga ansvar och befogenheter för dessa aktiviteter. Motorola valda att identifiera de fyra olika roller som beskrivs längre fram i denna artikel.
TILLRÄCKLIGA RESURSER: För att nå fina resultat krävs både tid och pengar. Motorola insåg detta och tilldelade ordentliga resurser för förbättringsarbetet. Bland annat lät man en del medarbetare ägna sig åt förbättringar på heltid. Dessa kallades senare "black belts" (en av de fyra rollerna). Andra fick ingå i projektgrupper.
OMFATTANDE UTBILDNING: En massiv utbildning i förbättringsarbete genomfördes. De högre cheferna undervisades av Juran och Gryna. Projektgrupperna utbildades av interna handledare genom ett studie- och arbetsmaterial som bland annat beskrev de olika stegen i förbättringsarbetet. Motorola byggde också upp en organisation för en omfattande intern utbildningsverksamhet inom kvalitetsområdet, som fick namnet Motorola University.
TUFFA MÅL: En avgörande del i Motorolas förbättringsarbete var att man satte tuffa mål och att man följde upp hur väl målen uppfylldes. Galvin satte redan tidigt upp målet att verksamheten skulle förbättras tiofalt under fem år, vilket också förverkligades. Därefter satte man upp ytterligare utmanande mål. I målsättningarna gjorde man en koppling till spridningen i processer vilket så småningom gav upphov till namnet på förbättringsprogrammet, Sex Sigma.
FYRA ROLLER
I förbättringsarbete enligt Sex Sigma finns fyra olika roller med skilda uppgifter. Här har man lånat några termer från kampsporten karate, men rollerna är kanske lättare att känna igen på ren svenska.
1. Champions = Högre chefer
Chefer som ansvarar för större organisatoriska enheter som divisioner och huvudavdelningar ska initiera och i sin del av organisationen driva förbättringsarbetet. Detta betyder att dessa chefer ska välja förbättringsprojekt, tillsätta förbättringsgrupper, backa upp förbättringsgrupperna, se till att projekten leder till resultat, fatta beslut om förbättringsåtgärder och följa upp resultatet av förbättringsarbetet.
2. Master Black Belts = Kvalitetsledare
Cheferna behöver stöd när det gäller att ta fram och analysera information om verksamheten för att få kännedom om vad som ska förbättras. Vidare ska projektgrupper sättas upp och stöttas med bland annat utbildning. Detta är en roll för kvalitetsledare, eller Master Black Belts som de kallas i Sex Sigma.
3. Black Belts = Förbättringsledare
För att projektgrupperna snabbt ska nå resultat i sitt arbete måste man få hjälp med analysen av information om respektive förbättringsprojekt. Exempelvis leder ofta statistiska metoder till att man snabbt ser orsaker till problem och att man betydligt snabbare kommer fram till åtgärder. Detta stöd ska ges av förbättringsledare, som då måste ha mycket goda kunskaper i effektiva hjälpmedel och förbättringsverktyg. Förbättringsledarna ska också ha god förmåga att arbeta med andra. De ska inte bara analysera information och använda statistiska metoder för att nå resultat. De ska även arbeta med andra genom handledning, utbildning och påverkan.
4. Green Belts = Medarbetare
Förbättringsarbetet utförs i projektgrupper som består av de medarbetare som med sin bakgrund och erfarenhet är mest lämpade att arbeta med respektive förbättringsprojekt. Dessa medarbetare får utbildning i strukturerat förbättringsarbete och i förbättringsverktyg.
Varför heter det Sex Sigma
Sex Sigma har sitt ursprung hos Motorola. För att möta det japanska hotet startade man ett omfattande resultatinriktat förbättringsarbete under ledning av högste chefen Robert Galvin. I sitt förbättringsarbete insåg man inom Motorola att kvalitetsproblemen berodde på brister i de interna processerna. Brister av detta slag har att göra med de variationer, både slumpmässiga och systematiska, som finns inneboende i varje process. Som namn på förbättringsarbetet valde man senare Sex Sigma, vilket även innehåller en målformulering. Målet var att felförekomsten i alla processer (såväl produktorienterade som administrativa) skulle komma ned till 3,4 miljondelar, vilket är den teoretiska felkvoten då processens duglighet mätt i standardavvikelser (som betecknas med grekiska bokstaven s, sigma) är 6s och det antas att processen har ändrat läge med 1,5s från centralvärdet. Program för Sex Sigma Sandholm Associates har ett fullständigt program för Sex Sigma. Programmet omfattar såväl mentors- och konsulttjänster som utbildning av de fyra kategorierna champions, master black belts, black belts och green belts.
|
|
