Ur Sandholm Associates nyhetsbrev POTENTIAL januari 06
Lägg mer av processkrutet på förbättringarna
Många satsningar på processarbete har inte nått de förväntningar och mål som satts upp. På vissa håll har det gjort att ambitionerna i detta arbete har stagnerat.
– En huvudorsak är att syftena med många process-satsningar är relativt ogenomtänkta, säger Lars Sörqvist, konsult och Managing Partner på Sandholm Associates.
De senaste fem till tio åren har de flesta företag och organisationer inlett något slags processarbete. Det är bra. Men processarbetet kan generellt sett bli bättre och ge betydligt bättre resultat.
För mycket kartläggning och dokumentation
Vanliga skäl till att processarbetet startas är att det finns krav i andra modeller exempelvis ISO 9000 och SIQ-modellen. Eller att det kommer som följd av att man inför olika tekniska system. I alltför många fall har då processarbetet främst kommit att handla om att kartlägga och upprätta dokumentation kring processerna. Arbetet har blivit statiskt och fokuseringen på själva förbättringsarbetet har varit svagt. Det har ofta lett till att man inte nått de fina resultat som är fullt möjliga, vilket gör att medarbetarnas och ledningens intresse avtar.
Många verksamheters processtrukturer är funktionellt orienterade, med huvud- och stödprocesser som i stor utsträckning finns inom befintliga avdelningar och enheter. I många industriföresetag talas det exempelvis om utvecklings-, inköps-, tillverknings- och försäljningsprocesser. Ett sådant upplägg behöver inte vara fel, men risken är betydande att man därigenom förlorar mycket av den tvärfunktionella samordningen. De flesta processtrukturer har dessutom ett rent produktionsperspektiv varför kundfoku-seringen lätt hamnar i bakgrunden.
Ge processägarna stöd och befogenheter
För att processarbetet ska lyckas är det mycket viktigt att ledningsgrupper stöttar och prioriterar detta tillräckligt. På många håll saknar man dock ledarnas personliga engagemang. Det finns i regel någon form av processägare eller processamordnare med uppdrag att leda och utveckla verksamhetens processer. Men i många fall har man inte de befogenheter som krävs för att genomföra uppdraget.
Mer fokus på förbättringar
En annan viktig del i processarbetet, är att strategi, mål och mätetal ska stötta processerna och det förbättringsarbete som bör drivas i dessa. Det glöms ofta bort. Detta handlar om att skapa positiva drivkrafter och att se till så att processarbetet inte motverkas av exempelvis budgetarbete, belöningssystem, funktionellt nedbrutna produktivitetsmått etc.
– Processarbetet bör, i mycket större utsträckning än idag, fokusera på direkta förbättringar. Lägg mer av tiden och resurserna på de förbättringsaktiviteter som ger snabba och goda resultat, säger Lars Sörqvist.
– Det finns i regel många relativt enkla förbättringsmöjligheter som snabbt kan ge synliga resultat. Det skapar i sin tur ökat engagemang och vilja att satsa mer resurser på processarbetet. Här finns en hel del att lära av arbetssätten och verktygen i koncepten Sex Sigma och Lean. Framgångsrikt processarbete handlar väl så mycket om förståelse, engagemang och attityder som strukturer och dokumenterade flöden. Därför är det också viktigt att alla medarbetare känner delaktighet i processatsningen och att man får nödvändiga kunskaper, exempelvis genom bra information och breddutbildning.
Marion Lindh.
|
Fakta
Processkurser och utbildningsmaterial
Sandholm Associates erbjuder ett antal kurser samt utbildningsmaterial som täcker in olika delar av ett effektivt processarbete. |
