• Artiklar och Uppsatser
• Intervjuer
• Potential

Nyhetsbrevet Potential Prenumerera gratis!

Hitta till Sandholm

Kontakta oss

Kvalitetschefens arbetsuppgifter

Lennart Sandholm
Professor och VD Sandholm Associates AB

Kvalitetschefen kan ha olika roller. Dessa kan skilja från organisation till organisation. I allmänhet är dock rollerna till varierande grad hänförbara till följande verksamhetsområden.

1. Kvalitetskontroll och verifiering
Det fanns en period i kvalitetsprofessionens utveckling då frågor gällande godkännandet av tillverkade produkter vanligen låg på en kontrollavdelning som leddes av en kontrollchef. I flertalet företag har man gått ifrån denna organisation. Men den kvarstår i en del fall, dock med den ändringen att titeln kontrollchef ersatts med titeln kvalitetschef. En kvalitetschef av detta slag leder verksamhet som har att göra med kvalitetskontroll, t.ex. mottagningskontroll, tillverkningskontroll, slutkontroll och kontrollberedning. Dessutom kan uppgifter som har att göra med verifiering och validering av nya produkter (även mjukvara) ingå i arbetet.

2. Uppföljning
Inom detta område är kvalitetschefens roll lik controllerns roll inom ekonomifunktionen. Det är därför fråga om att följa upp att verksamheten bedrivs på önskat sätt och att uppställda mål uppnås.

Kvalitetschefens uppgifter inkluderar att ta fram information som visar verksamhetens resultat i kvalitetsavseende samt att delge ledning och övriga berörda relevant information. Det betyder att i arbetet ingår att utveckla, införa och underhålla system för redovisning av information om kundnöjdhet, förekomst av brister och fel, kvalitetsbristkostnader, processutfall, revisionsresultat etc.

Dessutom ingår i uppföljningen att kvalitetschefen svarar för kvalitetsrevisioner. Dessa kan vara systemrevisioner, processrevisioner och produktrevisioner. I företag certifierade enligt ISO 9000 är lämpligen kvalitetschefen ansvarig för de föreskrivna interna revisionerna.

3. Drivning av förbättringsprojekt
Förbättringsarbete skall bedrivas på ett strukturerat sätt. Det skall omfatta såväl resultatet av verksamheten (dvs. tillhandahållna varor och tjänster) som hur verksamheten bedrivs. Syftet är att dels möta kundernas behov på ett bättre sätt, dels att eliminera brister och fel. Särskild omtanke måste ägnas åt kroniska problem.

Kvalitetschefen har en viktig roll i förbättringsarbetet. I rollen ingår initialt att utveckla en struktur för förbättringsarbetet med tillhörande rutiner och ansvarsfördelning. Därefter skall kvalitetschefen driva arbetet med förbättringar, vilket betyder att sörja för att information om kvalitetsläget föreligger, att genom analys identifiera och prioritera förbättringsprojekt, att se till att förbättringsprojekt startas och genomförs. Information om genomförda förbättringar skall genom kvalitetschefens försorg ges publicitet i organisationen.

4. Påverkan
För att nå ett betydligt bättre resultat i verksamheten är det nödvändigt i många organisationer att förändra den interna kulturen så att den blir mera inriktad på kvalitet. För detta fordras förändrade attityder och nya kunskaper. Alla i organisationen måste omfattas av detta.

Det är kvalitetschefen som får initiera och driva insatser av påverkande slag. Här ingår framförallt att planera och genomföra kvalitetsutbildningar som riktar sig till alla i organisationen. Detta innebär givetvis inte att kvalitetschefen personligen skall genomföra utbildningarna. Han eller hon skall sörja för att utbildningarna får en sådan uppläggning och ett sådant genomförande att de leder till väsentliga resultat i verksamheten. En kvalitetsutbildning får inte bli ett självändamål.

Kvalitetschefen skall även på andra sätt ha en påverkande roll. Detta kan göras genom att vara informatör, inspiratör och pådrivare i det dagliga arbetet, men även i andra sammanhang.

5. Strategisk verksamhetsutveckling
Kvalitet är av strategisk betydelse för varje organisation. Detta fordrar att man har en fortlöpande verksamhetsutveckling med fokus på kvalitet. En strategisk plan för en sådan utveckling bör finnas. I denna kombineras olika begrepp, synsätt och metoder på ett sådant sätt att verksamheten leder till utmärkta resultat.

Kvalitetschefen har en viktig roll i verksamhetsutvecklingen genom att ge organisationens högsta ledning idéer och råd i frågor som gäller hur verksamheten kan utvecklas med fokus på kvalitet. I rollen ingår även att förbereda strategiska ställningstaganden för ledningen samt att bistå ledningen med utvecklingen av den strategiska planen. Alla beslut av strategisk betydelse tas givetvis av ledningen.

För att verksamhetsutvecklingen skall bli framgångsrik fordras att kvalitetschefen besitter god kompetens inom professionen kvalitet. Han eller hon skall kunna bedöma vad som är viktigt för organisationen att göra för att nå de fina resultaten.

6. Samordning och ledning
En samordning av all kvalitetspåverkande verksamhet fordras. Dessutom behövs ett ledarskap inriktat på kvalitet. Utan en sådan samordning och ett sådant ledarskap är risken stor att verksamheten kännetecknas av suboptimeringar och oöverlagt handlande.

Kvalitetschefen bistår ledningen inom detta område genom att verka för att verksamheten bedrivs på ett strukturerat och systematiskt sätt. Här kommer en processorientering av verksamheten in, men även frågor som gäller kvalitetspolicy, kvalitetsmål, kvalitetssystem och kvalitetsorganisation.

7. Samverkan med kunder och leverantörer
Utvecklingen går mot ett nära samarbete med såväl kunder som leverantörer. Detta gäller framförallt sådana som betyder mycket för organisationens situation och resultat. Termen partnerskap används alltmera i detta sammanhang.

Kvalitetschefen har en viktig roll i denna utvidgade samverkan när det gäller frågor som har med kvalitet att göra. 8. Certifiering För organisationer som avser att uppnå en certifiering av sitt kvalitetssystem enligt krav i ISO 9000 har kvalitetschefen flera uppgifter:

• Att förklara vad standardens krav innebär för organisationen.
• Att ge kvalitetssystemet en struktur som passar organisationen.
• Att koordinera utvecklingen av erforderliga rutiner.
• Att svara för att kvalitetssystemet med tillhörande rutiner är dokumenterat.
• Att svara för att dokumentationen delges berörda personer.
• Att leda införandet av rutinerna.
• Att handha kontakterna med certifieringsorganet inför och under certifieringen.

I och med att organisationen blivit certifierad blir kvalitetschefens uppgifter:

• Att svara för att interna kvalitetsrevisioner genomförs enligt standardens krav.
• Att vara ledningens representant i kvalitetsfrågor enligt krav i standarden och därmed ha ansvar och befogenhet för att kraven i standarden uppfylls.
• Att underhålla kvalitetssystemet med tillhörande rutiner.
• Att svara för att dokumentationen är uppdaterad.
• Att svara för att dokumentationen delges berörda parter.
• Att handha kontakterna med certifieringsorganet.

9. Extern representation
I en del sammanhang skall organisationen företrädas externt. Det kan gälla kommittéarbete inom kvalitetsområdet för en branschorganisation, medverkan i SIQ:s intressentförening, standardiseringsarbete inom SIS etc.

Det är ofta naturligt att kvalitetschefen representerar organisationen externt i sammanhang som har med kvalitet att göra.