|
Ur Sandholm Associates nyhetsbrev KVALITET 1996
Kvalitetsbristkostnader
- en slumrande vinstmaskin
Brister i kvalitet kostar företagen enorma belopp. Inte bara som direkta kostnader utan kanske främst som uteblivna intäkter. Även om man bara räknar interna kostnader och de allra synligaste intäktsbortfallen handlar det i regel om mellan 10 och 30 procent av omsättningen.
- Där, rakt under näsan på företagsledningen, ligger ofta den största och närmaste möjligheten att höja vinsten rejält, säger professor Lennart Sandholm, VD på Sandholm Associates.
Lars Sörqvist, doktorand på Kungliga Tekniska Högskolan, håller med och pekar på att storleken på de synliga kostnaderna för kvalitetsbrister beror på hur väl man lyckas mäta dessa. Han har under ett par år specialstuderat kvalitetsbristkostnader i ett stort antal svenska företag. Detta arbetet ska, under Lennart Sandholms handledning, utmynna i en doktorsavhandling.
Lätt att hitta de största kostnaderna
- Jag har tittat närmare på ett 40-tal företag och det visar sig vara ganska lätt att hitta kostnader för kvalitetsbrister på runt 20 procent av omsättningen. Då fattas det ändå stora bitar. Räknar man in negativa marknadseffekter, exempelvis badwill och missade affärer, blir siffran mycket högre, säger Lars Sörqvist.
Att reducera de största och mest uppenbara kvalitetsbristkostnaderna kräver i regel ganska enkla och väl definierade åtgärder. Men det är inte alls dåligt skötta företag Sörqvist talar om. Tvärt om.
- Paradoxalt nog är det i regel de bästa företagen som räknar fram de största kvalitetsbristkostnaderna. Det beror förstås på att dessa företag är duktiga på att hitta och mäta effekterna av bristande kvalitet. Dåligt skötta företag har mycket stora osynliga kvalitetsbristkostnader, som i extrema fall t.o.m. kan vara större än själva omsättningen.
Satsa på rätt åtgärder
Man kan då fråga sig varför man ska mäta kvalitetsbristkostnader om resultaten blir både missvisande som jämförelser och ofullständiga. Svaret är att det inte handlar om att jämföra olika företag eller att ge en så komplett bild som möjligt. Det handlar om att dels förankra betydelsen av kvalitetsförbättringar, dels att kunna göra rätt prioriteringar. Det är viktigt att veta vilka kvalitetsförbättringar som ger bäst resultat och att så snabbt som möjligt komma igång med dessa.
- Tidsfaktorn är viktig. Det är bättre att snabbt åstadkomma resultat än att låta lång tid gå medan man utarbetar ett perfekt och heltäckande mätsystem. Ofta räcker det med några manveckors insats för att hitta och uppskatta de stora och dyra kvalitetsbristerna i företagen. En sådan insats räknar man hem snabbt. Och medan man åtgärdar det viktigaste kan man gå vidare och identifiera nya problemområden, menar Lars Sörqvist.
Kvalitetsbristkostnader engagerar ledningen
De synliga kvalitetsbristkostnaderna motsvarar i regel mycket stora belopp. Detta är något som garanterat engagerar en företagsledning. Här finns ytterligare en viktig poäng med att snabbt få fram kvalitetsbristkostnaderna.
- All erfarenhet visar att förbättringsarbetet blir en halvmessyr om det inte leds av en verkligt engagerad ledning. Ett starkt och tydligt ledarskap för kvalitet är en absolut förutsättning för att lyckas. Det handlar ju om att utveckla hela verksamheten och då måste naturligtvis ledningen vara drivande, säger Lennart Sandholm.
Inget självändamål
Ett par viktiga tumregler när man gräver fram kvalitetsbristkostnaderna är att hela tiden utgå ifrån vad man ska använda informationen till. Det får inte bli ett självändamål. Man ska koppla detta arbete direkt till konkreta förbättringsprojekt, som sedan verkligen genomförs. Annars har man satsat i onödan, de inblandade tröttnar och utvecklingen stannar av.
Det finns flera olika sätt att använda information om kvalitetsbristkostnader och alla kräver sitt speciella arbetssätt. Här tar vi upp tre:
1) Konkretisera kvalitetsbegreppen, vilket egentligen betyder att motivera ledningen och skapa förståelse inom företaget. Här måste man använda metoder som har hög acceptans, inte minst hos ledningen. Att exempelvis göra uträkningar på ett sätt som ledningen inte får förtroende för är ett stort misstag.
2) Identifiera problem och prioritera förbättringsarbetet på ett ekonomiskt sätt. Här måste man börja med att skumma av hela verksamheten, vilket inte är vanligt i traditionella mätmetoder. Man kan lämpligen börja med att studera den information som redan finns. Exempelvis ekonomiska redovisningar, reklamationer, kassationsrapporter etc. Sedan kan man gå vidare med intervjuer ute på företaget, om det behövs.
3) Att följa upp förbättringsarbetet och kvalitetsnivån på sikt. Här är det noga med noggrannheten (kapabiliteten) i mätningarna. Det är ofta ganska dåligt ställt med detta, dvs det man tror sig se är ofta inte bevisat. Vid uppföljningar är det därför vettigt att fokusera på vissa viktiga områden.
Känslig fråga
Det finns två huvudsakliga sätt att få information om kvalitetsbrister. Det ena är att medarbetarna rapporterar. Det andra är att själv gå ut i verksamheten och ta reda på kvalitetsbristkostnaderna.
- Kvalitetsbrister är en känslig fråga. Många uppfattar kartläggning av kvalitetsbristkostnader som ett hot och vill därför dölja kostnaderna. Detta handlar om attityder och här krävs mycket utbildning av alla inblandade. Både de som söker och använder uppgifter om kvalitetsbristkostnaderna samt de som kan ge informationen, bör ju se detta som en gyllene möjlighet till förbättringar och inte bara som ett sätt att hitta fel, säger Lars Sörqvist.
|
