Ur Sandholm Associates nyhetsbrev POTENTIAL 2/02
John Maar, Director, Six Sigma, Motorola University i Chicago
Sex Sigma är målinriktad handling
Sex Sigma är ingen magisk silverkula som dödar problemmonster i företag. Det är istället ett disciplinerat sätt att driva verksamheter. Sex Sigma fungerar, men det kräver ordentliga ansträngningar. Vad annars? Det är ju just det framgångsrik verksamhet handlar om, att arbeta hårt och målinriktat, säger John Maar, Director, Six Sigma, Motorola University i Chicago.
Det var inom Motorola Sex Sigma startade. 1986 introducerades metodiken i företaget och under de 13 följande åren fram till 1999 åstadkom Motorola fantastiska förbättringar. Här är några exempel:
-
Försäljningen mer än femdubblades, vinsten sjudubblades och börsvärdet med cirka 800 procent.
-
De samlade kostnadsbesparingarna blev över 18 miljarder dollar.
-
Man eliminerade 99,7 procent av felen i processerna.
-
Kvalitetsbristkostnaderna sjönk med 84 procent.
-
Medarbetarnas produktivitet mer än tredubblades.
Krävs mycket ansträngning
Magi? Nej knappast. Det här är inspirerande resultat, men de går inte att kopiera genom att bara använda samma modell, menar John Maar.
- Ett vanligt fel som görs i företag är att ledningen läser om stora besparingar och resultatförbättringar som gjorts i exempelvis Motorola och General Electric med hjälp av Sex Sigma. Sedan förväntar man sig att liknande saker ska hända i det egna företaget om man bara använder samma förbättringskoncept. Man har då inte förstått hur mycket ansträngning och arbete som ligger bakom resultaten.
- Många satsar också för lite resurser på förbättringsarbetet. Det krävs mycket disciplinerat och målinriktat arbete och det tar mycket tid i anspråk. I grunden krävs också en kulturförändring som tar minst tre år.
Varning för långa, växande projekt
En annan avgörande framgångsfaktor är, enligt John Maar, den tid som förflyter mellan projektstart och resultat. Projekten tar ofta för lång tid och har dessutom en tendens att växa.
- Mer än 70 procent av förbättringsinitiativen når inte fram till sina resultat i tid för att åstadkomma en verklig skillnad. Det hänger bland annat ihop med att motivationen hos medarbetarna att åstadkomma förändringar i ett projekt avtar efter omkring 60 dagar. Därför är tidsfaktorn oerhört viktig. Startar man ett förbättringsprojekt måste man också se till att det avslutas med resultat och att det inte växer i omfattning.
Utbildningen följer individuella mål
Motorola satsar idag 15 procent av omsättningen eller 4,5 miljarder USD på forskning och utveckling. Här ingår bland annat Motorola University och utbildning i förbättring. Tidigare var Motorola University en organisation med 1 200 medarbetare och en omsättning på 150 miljoner USD. Idag har man flyttat nästan alla universitetets aktiviteter ut i verksamheterna, där de hör hemma. Nu finns bara 60 medarbetare centralt på Motorola University, men utbildningsintensiteten i koncernen har inte minskat.
Sex Sigma är en förbättringskultur som involverar alla på ett företag och utbildning i hur man åstadkommer systematiska förbättringar är förstås en grundbult. Men det innebär inte att alla medarbetare utbildas på samma sätt. Motorolas utbildningspolicy är betydligt mer målinriktad. Här arbetar man med individuell och målrelaterad utveckling av medarbetarnas yrkesskicklighet.
- Principen är att vi fastställer individuella mål för respektive medarbetare. Utbildningen inriktas sedan på de kompetenser som fattas för att medarbetaren ska nå dessa mål. Jag vill gärna ge företag rådet att inte utbilda alla "just in case", utbilda istället medarbetarna "just in time", utifrån de mål som finns på olika nivåer.
- Tidigare har vi försökt med generella utbildningsbudgetar hos varje chef och ett visst antal utbildningstimmar för alla anställda. Men det ledde till att man använde en stor del av utbildningsresurserna till helt fel saker. Vi har kommit fram till att utbildningsinvesteringar av typen "just in case" bara ger tillbaka 25 procent i ROI (return on investment).
Visa vart företaget är på väg
Individuella mål ger också medarbetarna ett starkt verktyg att göra ett bra jobb, vilket de allra flesta människor verkligen vill. Det här hänger nära ihop med ett av Mo-torolas motton: Kvalitet är personligt. Därför är det, enligt John Maar, också viktigt att kommunicera företagets strategi internt.
- Det är inget man ska hålla hemligt bara för att det inte ska nå ut till konkurrenterna. Om man inte talar om för medarbetarna vart man är på väg och varför, kommer ingen att kunna arbeta för det.
Resultatfokus ger aktiva chefer
Motorola har arbetat med Sex Sigma i över 15 år och det är idag ett fundamentalt sätt att driva verksamheter i hela koncernen med sina 93.000 anställda över hela världen. Men det finns naturligtvis skillnader mellan olika kulturer, exempelvis USA, Europa och Kina. Att implementera Sex Sigma har inte gått av sig själv, bland annat har det varit svårt att få alla chefer att fullt ut arbeta för detta. Hur åstadkommer man då ett engagerat ledarskap som kan hålla tempot uppe i förbättringsarbetet?
- Det handlar inte bara om engagemang utan snarare om aktivt deltagande från cheferna. I många företag pratar cheferna om förbättringar men gör inget själva. Det håller inte i ett Sex Sigma-upplägg. Här är det vad folk gör som räknas, inte vad man säger.
- Motiverade och aktivt deltagande chefer får man genom att visa att allt det här handlar om att leverera resultat. Och det är något som alla högre chefer tar på största allvar. Allt arbete med att åstadkomma varaktiga förbättringar i verksamheten måste därför också kopplas hårt till just de prioriterade verksamhetsområdena.
Från statistiskt tänkande till statistiskt görande
I framtiden tror John Maar att Sex Sigma kommer att anta olika former och namn. Sex Sigma kommer mer och mer att användas som en integrerad del av företagens affärsmodeller, inte som en separat kvalitetssatsning.
- En kollega till mig har uttryckt saken på ett bra sätt: Det gäller att flytta folk från statistiskt tänkande till statistiskt görande.
- Jag brukar uppmana till att inte kalla det här för just Sex Sigma. Det finns ingen magi i siffran sex. Anpassa arbetssättet till varje given situation. Och få inte Sex Sigma att internt framstå som något som ska ersätta allt medarbetarna lärt sig tidigare.
- Det finns många olika sätt att genomföra Sex Sigma. Jag har arbetat med detta ett antal år nu och jag har aldrig genomfört Sex Sigma på samma sätt två gånger, säger John Maar.
|
Fakta
John Maar var en av huvudtalarna på ett seminarium om Sex Sigma som Sandholm Associates och SIQ arrangerade i Stockholm i september 2002. |
