• Artiklar och Uppsatser
• Intervjuer
• Potential

Nyhetsbrevet Potential Prenumerera gratis!

Hitta till Sandholm

Kontakta oss

Ur Sandholm Associates nyhetsbrev KVALITET 1/01

Tappa inte bort möjligheterna i internrevisionen

Tråkig, petig, byråkratisk och "halvpolisiär" kontroll som varken ger några förbättringar eller något engagemang. Det är vad väldigt många idag tycker om internrevisioner. - De flesta företag missar faktiskt poängen med internrevisionerna. Tanken är, enligt ISO 9001, att de ska ge impulser till förbättringar och stimulera nytänkande och konstruktiv kritik. De som ansvarar för internrevisionerna måste ha betydligt högre ambitioner än att bara överta de externa revisorernas roll, säger Jörgen Gustavsson, konsult på Sandholm Associates.

Internrevisionerna är egentligen ett förbättringsverktyg i företagen. Det har många företag insett, men ännu fler har inte insett detta.

FORMALITETER ISTÄLLET FÖR VÄSENTLIGHETER

- Ofta behandlar internrevisioner bara avvikelser mot manualer och ISO 9001. Det leder visserligen till en hel del förbättringar före certifieringen, men sedan avtar ofta förbättringseffekten och internrevisionerna blir monotona och ganska kraftlösa. Det som då har hänt är att internrevisorerna egentligen övertagit certifierarens roll att intyga överensstämmelse.
- Ur företagets synvinkel innebär det att internrevisionen fokuserar på formaliteter istället för väsentligheter.

VÄND PÅ RESONEMANGET

- Det man egentligen borde göra är att vända på hela resonemanget. Börja med att prata offensiva förbättringar. Internrevisionen ska vara mer som ett konstruktivt utvecklingssamtal. De formella frågorna kring externa krav bör vara det sista man frågar sig, säger Jörgen Gustavsson och ger ett förslag på frågelista. Vilka processer är viktiga för oss och våra kunder?

1. Har vi en genomtänkt systematik i dessa processer?
2. Gör vi så som vi själva har bestämt?
3. Fungerar det? Dvs uppnår vi det vi vill med vårt angreppssätt?
4. Finns det något bättre sätt att arbeta än detta?
5. Uppfyller vårt sätt att arbeta de externa revisorernas krav?
6. Den sista frågan får inte bli utgångspunkten i revisionsarbetet. Den ska heller inte vara ett viktigt argument för att förändra sig. Det här handlar inte om att ha en längre lista med frågor, utan om ett angreppssätt och en ambitionsnivå som har mycket större kraft.

SKÄLEN TILL FÖRÄNDRING BLIR SJÄLEN I FÖRÄNDRINGSARBETET

- Om man vid revisionen upptäcker brister enligt ISO 9001 och betonar just detta som anledning till förändring, då har man indirekt sagt att förändringen inte är så viktig för själva verksamheten utan att den i första hand handlar om formella krav. Om man istället belyser den upptäckta bristen utifrån de nyss nämnda frågorna 1-5 får man större förståelse, acceptans och engagemang hos dem som ska stå för förändringen.
- Man kan säga att skälen till förändring blir själen i förändringsarbetet. Och den intressanta slutsatsen av det är faktiskt att genom att inte prata så mycket om ISO 9001 får man större möjlighet att uppfylla ISO 9001.

FÖRÄNDRA ANSVARET

Det finns, enligt Jörgen Gustavsson, flera orsaker till att kraften i internrevisionerna ofta inte utnyttjas. Som så mycket annat handlar det om ledningens engagemang, men också om vem som ansvarar för och genomför internrevisionen.
Vanligen ligger hela ansvaret på kvalitetsfunktionen. Både inriktning, metod och genomförande bestäms i praktiken ofta där.
- Det gör att många inte känner sig engagerade. De nyss nämnda frågorna 1-5 kan med fördel utföras av högre chefer och personer från ledningen. Efter en kortare utbildning i revisionsteknik kan de ge en helt annan inriktning och tyngd åt revisionerna. Då har internrevisionen blivit ett lednings- och förbättringsverktyg. Kvalitetsfunktionen kan ansvara för den, ur verksamhetssynpunkt, mindre viktiga 6:e frågan.
Det börjar bli vanligt att andra än kvalitetsfolk utför internrevisionerna och det finns ofta stora fördelar med det. Över hälften av deltagarna i Sandholm Associates kurs Kvalitetsrevision kommer numera inte från kvalitetsfunktionen. Oftast är de på kursen tillsammans med företagets kvalitetsexperter.

VITALISERA INTERNREVISIONERNA

Vad kan då de olika inblandade i företaget själva göra för att vitalisera internrevisionerna. Så här sammanfattar Jörgen Gustavsson:
- Kvalitetsfolket bör inte själva ansvara för hela internrevisionen och många bör också tänka på att ändra sitt språkbruk och prata mer utifrån verksamheten. Prata inte så mycket om ISO 9001 när ni motiverar vad som ska göras. Kvalitetsfolket ska också engagera ledningen.
- Ledningen måste ha vilja och kraft att genomföra internrevisionerna på ett bra sätt. Det här måste ledningen styra annars blir det i regel inte bra.
- De som blir "utsatta" för internrevision (jo, det är faktiskt så många uttrycker saken, vilket säger en hel del) ska ställa krav på att den ska vara ett utvecklingssamtal inom kvalitet.
- Den som får ansvaret att leda internrevisionen bör ha siktet inställt på förbättringarna. Skaffa dig en idé till upplägg och genomförande av revisionen. Förankra den bland chefer och huvudansvariga. Få dem engagerade. Utvärdera inte bara företagets arbetssätt utan även den valda metodiken för revisionen. Använd gärna enkäter och frågeformulär för kontinuerlig förbättring av revisionsmetodiken. Återerövra de interna revisionerna som förbättringsverktyg, avslutar Jörgen Gustavsson.