|
Ur Sandholm Associates nyhetsbrev KVALITET 2/01
Anpassa Sex Sigma till den egna situationen
Sex Sigma är idag en av de mest populära kvalitetstrenderna. Det är ett lovande förbättringskoncept med mycket stor potential, både för företag och offentlig verksamhet. Men svenska företag och organisationer bör anpassa konceptet till svenska förhållanden och inte minst till den egna situationen. Annars finns risk för att man misslyckas med Sex Sigma-arbetet.
De som lyckas med Sex Sigma-program kan ofta räkna hem mycket stora vinster och genombrott i verksamheten. Det visar flera exempel, inte minst i USA.
Inte kopiera okritiskt
Men det är viktigt att förstå att de som är framgångsrika med Sex Sigma inte kopierar konceptet okritiskt, utan använder det utifrån sin egen verklighet.
- Nu när Sex Sigma blir allt mer populärt och utbrett finns en uppenbar risk för trendfixerad kopiering. Och då har ett i grunden utmärkt arbetssätt förlorat större delen av sin kraft redan innan det införts, säger Lennart Sandholm, professor och VD på Sandholm Associates.
- Det misstaget har gjorts med ett antal modebetonade metoder tidigare i kvalitetshistorien, menar Sandholm, som har 40 år i kvalitetsbranschen.
Ett klassiskt exempel är kvalitetscirklarna som många misslyckades med på 80-talet. Det berodde till stor del på att många svenska företag inte förstod de kulturella skillnaderna mellan Sverige och Japan och följaktligen inte anpassade konceptet till svensk företagskultur. Andra senare exempel är Kaizen, ISO 9000 och olika modeller för kvalitetsutmärkelser som av många har använts alltför schablonmässigt och som därför ofta har givit alltför klena resultat.
- Nu måste vi se till att Sex Sigma inte används på samma sätt, säger Lennart Sandholm. Sex Sigma kommer från USA och är utformad utifrån amerikansk företagskultur, som i vissa delar är ganska olik den svenska. Sex Sigma-arbetet bör därför anpassas både till svenska förutsättningar och till det egna företagets eller organisationens situation.
En viktig del i Sex Sigma-arbetet är också att man har en genomtänkt plan för hur man inför konceptet. Här har Sandholm Associates utvecklat en implementeringsmetodik för Sex Sigma som består av fyra faser: introduktionsfasen, försöksfasen, införandefasen och fortfarighetsfasen.
Ordentlig satsning från högsta nivå
Lars Sörqvist, doktor på KTH och konsult på Sandholm Associates, har studerat några framgångsfaktorer för Sex Sigma som många svenska företag har anledning att se upp med. Här tar han upp några exempel.
- Helt avgörande för framgångsmöjligheterna med Sex Sigma är att arbetet leds och backas upp från högsta ledningsnivå. Det har varit mycket tydligt i amerikanska företag som lyckats. I vissa svenska företag börjar man dessvärre se tendenser till att Sex Sigma inte drivs från högsta nivå, vilket är oroväckande, säger Sörqvist.
Ett framgångsrikt Sex Sigma-program är också beroende av att man verkligen satsar tid och resurser. Från USA har flera företag rapporterat stora besparingar, men de har också satsat ambitiöst. - I Sverige stöter man på företag som inte anser sig ha råd med en förbättringsledare (s.k. black belt) på heltid. Här finns risk för att den otillräckliga satsning man gör misslyckas.
Utbilda för professionellt genomförande
Att satsa handlar till betydande del om att utbilda dem som är inblandade i förbättringsarbetet. Det är viktigt. En vanlig orsak till att inte lyckas är att förbättringsprojekten inte drivs på ett professionellt sätt. Här behövs bland annat mer utbildning i projektledning och projektstyrning.
- I svenska företag som driver förbättringsarbete finns enligt mina erfarenheter större behov av att förstå mänskliga beteenden än i många andra länder. Svenska organisationer har i regel en låg hierarkisk struktur, med lite större risk för förändringsmotstånd. Amerikanska företag är betydligt mer hierarkiska. Det betyder att en svensk Sex Sigma-utbildning behöver kompletteras med kunskaper och hjälpmedel att hantera beteendemässiga faktorer, menar Lars Sörqvist.
I många amerikanska Sex Sigma-utbildningar har man mycket starkt fokus på avancerade statistiska verktyg. Det är visserligen mycket viktiga hjälpmedel, men det finns också en risk för att man fokuserar för mycket på detta, på bekostnad av andra kunskaper och färdigheter som behövs. Här kan det finnas anledning att göra anpassningar i svenska utbildningsprogram för Sex Sigma.
Fokusera på resultat, inte metod
- Något man också bör se upp med är att Sex Sigma-arbetet inte blir för metodfokuserat, eftersom det då är lätt att tappa fokuseringen på resultaten. Det finns en tendens att verktyg och metoder blir självändamål.
En avgörande framgångsfaktor, som man tidigare ofta ignorerat i svenska företag, är att noga följa upp och verifiera resultatet av genomförda förbättringsprojekt. Uppföljning skall ske utifrån de tre olika perspektiven mål, metodik och avkastning.
Allra viktigast är att fastställa den ekonomiska avkastning som förbättringarna resulterat i, eftersom det är en avgörande drivkraft för hela Sex Sigma-arbetet. Detta är något som amerikanska företag betonar kraftfullare än vad som är vanligt i Sverige. Ett positivt undantag är dock Volvo som tillfört sitt Sex Sigma-program en ytterligare roll i form av en "Finansanalytiker" med avsikt att stödja denna uppföljning.
- Det är också viktigt att de uppmätta resultaten systematiskt kommuniceras både internt och externt. Amerikanska företag har ofta visat sig mycket framgångsrika på detta, vilket troligen är en av huvudanledningarna till att Sex Sigma sprids så snabbt, säger Lars Sörqvist.
|
Fakta
Lennart Sandholm och Lars Sörqvist (fakta)
Staffan Nilsson (vid pennan) |
